Comercial
Cursos vendidos, origen, categoría y ventas mes a mes
Metas mensuales por sede
Define las metas de recaudo y ventas de cada sede. Se guardan por sede.
Cargando cumplimiento…
Cursos vendidos · Mes a mes
—| Sede |
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Cursos por origen
De dónde llegan los aprendices
| Origen |
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Cursos por categoría
X+Ref se cuenta en su categoría base
| Categoría |
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Sara AI — Asistente de WhatsApp
Configuración en vivo (aplica en <15 segundos, sin reiniciar). Solo super_admin.
Estado
El encendido/apagado de Sara se maneja con el interruptor grande de arriba. Aquí defines el modo y el alcance.
com.amocrm.amocrmwa): esas y FB/IG NO se marcan porque #51 no entrega ahí, y Sara gastaría tokens sin enviar. Recomendado: solo WhatsApp (API).
Cerebro (IA)
Dónde atiende
Alcance (no es el on/off): en qué embudos trabaja Sara mientras está encendida. Para el despliegue por sede, marca solo los que quieras. Si desmarcas todos, no atiende ninguno (equivale a apagarla).
Movimiento automático en Kommo (por sede)
Cuando el aprendiz avanza en la app (Ganado → programación, finaliza teoría, certifica…), el lead se mueve solo dentro del embudo de programación de su sede. Es independiente de que Sara responda. Enciéndelo por sede a medida que implementas la app.
Recomendado: déjalo en modo prueba al activar una sede; revisa el log [automov][DRY] y, cuando cuadre, desmárcalo para mover de verdad.
⚖️ Distribución de CRCs por sede (Sara reparte las citas médicas según estos %; 0 = ese CRC no recibe)
Anticipación para cancelar: la de Controles → Portal Aprendiz → Multas (horas hábiles).
warning Contingencia — sede fuera de servicio
Sara NO ofrece comercialmente esa(s) sede(s) en ningún caso. Para volver a la normalidad: desmárcala(s) y guarda.
Tiempos y seguimientos
Solo envía recordatorios en esa franja (def 8–18) · respeta la ventana de 24h de Meta
Horas del día en que las sedes atienden (domingos y festivos siempre cerrado). Sara lo usa para no invitar a venir cuando está cerrado. No es el horario de Sara (ella responde 24/7).
Se configura en la ficha de cada sede (Configuración → Sedes). Sara lo lee de ahí, y es el mismo horario con el que se cuentan las 3 horas hábiles para cancelar una clase.
Valor todo incluido que Sara da como aproximado (tarifa base 9.4 UVB + ANSV + RUNT + SICOV + IVA…). Déjalo vacío para que Sara diga "aún no hay tarifa oficial". El práctico empieza en 2027 (déjalo vacío hasta que haya info). Solo números, sin puntos.
0 = hoy (o el siguiente día hábil). Se mantiene en 0 para contactar al cliente dentro de la ventana de 24h de WhatsApp (fuera de ella, escribirle cuesta una plantilla). Súbelo solo si quieres dar más holgura al asesor.
📊 Informe de leads atendidos
Lo que Sara gestionó en el rango (sede, etapa y teléfono en vivo desde Kommo).
Leads por sede
Desenlace
El desenlace (Caliente / Perdido / …) se registra desde hoy; las conversaciones previas aparecen como "En conversación".
Actividad diaria (leads nuevos)
| Lead | Teléfono | Sede | Etapa | Turnos | Última actividad |
|---|
💸 Costos de los modelos (LLM)
Gasto diario de Sara con los modelos de IA (Gemini). Pasa el puntero sobre una barra para ver el detalle del día.
Cargando…
Los costos están en USD (tarifa real de los modelos) y convertidos a COP (aprox.). Whisper (notas de voz) es un costo aparte y muy bajo; se muestra como total.
Edita las celdas blancas · TAB para moverte · Click en los chips para ocultar columnas
💰 Inversión publicitaria y CAC
El CAC se calcula automáticamente: gasto / conversiones del mes
| Concepto |
|---|
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🌐 Conversión global (CRM)
Total leads del CRM vs cursos vendidos del mes (todas las fuentes)
| Concepto |
|---|
| — |
Calculadora de inversión
Cuánto invertir en publicidad para alcanzar una meta de ventas. Usa los promedios históricos del rango que tengas filtrado como punto de partida.
Los valores por defecto vienen del promedio del rango filtrado arriba. Puedes ajustarlos manualmente para simular escenarios.
Click en los chips para ocultar columnas · Necesidad calculada con la misma fórmula horas-base del Dashboard
Necesidad de instructores · MOTO
cursos_moto / 15 (1 instructor TC = ~15 cursos moto/mes)
| Sede |
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Necesidad de instructores · CARRO
cursos_carro / 11 (1 instructor TC = ~11 cursos carro/mes)
| Sede |
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📅 Necesidad promedio últimos 3 meses · por jornada
"Variable" se reparte entre Mañana/Tarde/Noche · "Todo el día" entre Mañana/Tarde · Solo cursos Iniciales
| Sede | MOTO (instructores TC) | CARRO (instructores TC) | Total Moto | Total Carro | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Mañana | Tarde | Noche | Sábado | Mañana | Tarde | Noche | Sábado | |||
| — | ||||||||||
⚖️ Capacidad real actual vs Necesidad (promedio 3m)
Misma fórmula horas-base que usa el Dashboard del Portal Operativo · Verde = sobra · Rojo = falta
| Sede | MOTO (instructores TC) | CARRO (instructores TC) | Recursos | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Capacidad | Necesidad | Brecha | Capacidad | Necesidad | Brecha | Inst. | Veh. | |
| — | ||||||||
Ingresos
Consolidado financiero por sede, canal y periodo
Saldo de cada cuenta = saldo inicial + ingresos (consignaciones, desembolsos de terceros, transferencias) − egresos (gastos, nómina y terceros de matrícula). Los terceros del mismo día se agrupan en una línea (clic para ver el detalle por aprendiz). El saldo inicial se configura en Configuración → Sede.
Selecciona sede y mes.
Detalle de pagos
—| Fecha | Sede | Cédula | Aprendiz | Servicio | Medio | Monto | Recibo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
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add_card Registrar ingreso
Por transferencia (entra a bancos). El efectivo se registra en el Portal Operativo → Financiero → Caja Menor.
savings Ingresos especiales
| Fecha | Sede | Medio | Concepto | Vehículo | Valor |
|---|---|---|---|---|---|
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Clientes
—| Sede | Cédula | Nombre | Celular | Servicio | Cat. | Plan | Precio | Por Cobrar | Estado | # Factura | Estado Factura | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Generar Factura
Registra el número y fecha. Una vez creada se podrá anular pero no editar.
—
—
Recibos de caja
—| N° | Fecha | Alumno | Sede | Forma pago | Valor | Estado | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Selecciona filtros y carga. | |||||||
Detalle de movimientos
—| Fecha | Sede | Caja | Tipo | Tercero | Concepto | Factura | Valor | IVA |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Selecciona una sede o consolidado para cargar. | ||||||||
📈 Tendencia mensual
Barras apiladas por componente🏆 Ranking por sede
Detalle de cierres
—| Fecha | Sede | Combustible | Punto Pago | Caja Menor | Caja General | Datáfono | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Cuadres por sede y día
—| Fecha | Sede | Recibos (rango) | Vigentes | Recaudo (vivo) | Cierre | Total cerrado | Desglose |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Gastos
Egresos bancarios por sede, proveedor y concepto contable
Listado de gastos registrados
Gastos
—| Fecha | Sede | Salió por | Proveedor | Concepto | Bruto | IVA | Reten. | Total | Factura | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando... | ||||||||||
chevron_right Facturas pendientes — · gastos pagados antes de recibir la factura
Gastos pagados antes de recibir la factura
Cuando llegue la factura, abre el gasto, desmarca "¿Factura Pendiente?", ingresa Valor Bruto, IVA y Retención, y guarda.
Pendientes de factura
—| Fecha Pago | Sede | Proveedor | Concepto | Descripción | Total | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|
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chevron_right Documentos soporte — · pagos a quien no factura (gastos con cuenta de cobro y egresos de Caja Menor): la app los emite en Siigo y Siigo los envía a la DIAN
| Fecha | Proveedor | Concepto | Cuenta | Valor | Retención | Estado | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Listado de proveedores
| Nombre | NIT/CC | Tipo | Teléfono | Contacto | Ciudad | Estado | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Agregar tipo de proveedor
| Nombre | Orden | Activo | |
|---|---|---|---|
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Mantenimientos programados pendientes de facturar
| Sede | Placa | Vehículo | Concepto | Ventana | Km actual | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|
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Resumen detallado
—| Fecha | Sede | Proveedor | Tipo | Concepto | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Cargando... | |||||
Lo retenido a proveedores no sale de la cuenta el día del pago: se le debe a la DIAN (retención en la fuente y ReteIVA, formulario 350, mensual por NIT) o al municipio de la sede (ReteICA). Aquí se acumula por mes y se registra el pago, que queda como gasto.
| Periodo | Razón social | A quién | Retenido | Pagado | Pendiente | Estado | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
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confirmation_number Reporte de recargas de FUPAS
Recargas de FUPAS registradas vía Gasto (concepto FUPAS). Fecha de recarga, sede, N° de recibo del RUNT y valor. Para el reporte al Ministerio de Transporte.
Recargas
0
FUPAS compradas
0
Valor total
$0
Detalle de recargas
—| Fecha de recarga | Sede | N° Recibo RUNT | Cantidad FUPAS | Valor total |
|---|---|---|---|---|
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Registrar gasto
Registra el pago bancario asignándolo a la sede y proveedor correspondientes.
Se recargan automáticamente al stock de FUPAS de la sede seleccionada (RUNT → Certificación). Si anulas el gasto, se revierten.
🚗 Datos del vehículo (concepto vehicular)
El del día del servicio. Si es menor al actual, no mueve el odómetro.
¿Factura pendiente?
Si pagaste antes de recibir la factura, marca esto y solo ingresa el Valor Total.
Valores de la factura
Prestador de servicios personales: se le retiene solo si sus pagos del mes superan 95 UVT (art. 383, unos $5 millones). Por debajo, déjalo "Sin retención".
Esta sede no tiene la tabla de retenciones de Siigo (su razón social no tiene Siigo configurado): no se aplican retenciones.
Total pagado = Bruto + IVA − Retenciones. Lo retenido no sale de la cuenta: queda por pagar a la DIAN o al municipio (Gastos → Retenciones).
ReteICA y ReteIVA (si aplican)
⚠️ Pago sin factura aún recibida
Cuando llegue la factura, edita este gasto desde "Facturas Pendientes" y desmarca el toggle.
Nuevo proveedor
Cédula: solo el número. NIT: al noveno dígito aparece el guion para el dígito de verificación.
Limita en qué sedes aparece al buscar/seleccionar en el Operativo (Mantenimiento y Financiero). "Todas" = visible en todas.
Cartera
Pendiente, perdida y multas. Consolidado y por sede.
Clientes con saldo pendiente
—| F. Matrícula | Sede | Cédula | Nombre | Celular | Servicio | Cat. | Plan | Precio | Estado | Por cobrar | Multas | Total | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Carteras saldadas
—| Fecha pago | Sede | Cédula | Nombre | Servicio | Cat. | Plan | Último medio | Pagos | Factura | Neto |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Cartera marcada como perdida
—| F. Pérdida | Sede | Cédula | Nombre | Celular | Servicio | Cat. | Plan | Precio | Estado | Perdido |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Sanciones / multas
—| Fecha | Sede | Cédula | Nombre | Servicio | Cat. | Tipo | Concepto | Horas | Valor | Abonos | Saldo | Estado | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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🔧 Carteras inconsistentes
Carteras marcadas como CANCELADO pero sin fecha de pago: drift histórico (probablemente un abono erróneo o import mal). El operativo las muestra como "Pendiente" pero el desembolso falla.
Restaurar las devuelve a ACTIVO con saldo = valor total sin tocar pagos previos.
Carteras pendientes de restauración
—| F. Matrícula | Sede | Cédula | Nombre | Servicio | Plan | Valor total | Estado BD | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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payments Registrar desembolso
Convenio empresarial / entidad financiera
La comisión se calcula automáticamente desde los parámetros de la sede.
account_balance Créditos y pagos
—
Exámenes Médicos
Aprendices enviados a centro médico (CRC). Consolidado, por sede y auditoría con Excel.
Listado de exámenes médicos
—| Fecha | Hora | Sede | Cédula | Nombre | Celular | Servicio | Cat. | Plan pago | Paga | CRC | Estado | Pago CRC | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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📋 Conciliación con Excel del CRC
Esta pestaña no tiene que ver con el pago al CRC: cruza documentos. Compara, cédula por cédula, el listado que envía el centro médico contra los exámenes que la academia registró, para detectar cobros que no nos corresponden o exámenes que el CRC no reportó.
Sube el listado en Excel que cada CRC envía después de los exámenes. El sistema detecta automáticamente la columna de cédula (no requiere encabezados específicos), las cruza con los exámenes que la academia envió, y marca como Finalizado los que coinciden. La conciliación es acumulativa: una cédula que aparece en el Excel de junio cuadra a un aprendiz que estaba pendiente desde mayo.
Exámenes del periodo
—| Fecha | Sede | Cédula | Nombre | Servicio | Paga | CRC | Estado | Conciliación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Histórico de cargas
—| Fecha carga | Usuario | CRC | Mes ref. | Sedes | Archivo | Cédulas | Match nuevos |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Sin cargas registradas. | |||||||
📚 Histórico de exámenes médicos
Solo aparecen los exámenes finalizados Y pagados al CRC. Los pendientes de gestión siguen en el Listado. Por defecto se muestran los últimos 6 meses; ajusta el rango para ampliar.
Exámenes finalizados y pagados
—| Fecha examen | Sede | Cédula | Nombre | Servicio | Cat. | Paga | CRC | Estado examen | Fecha pago CRC |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Confirmar carga del Excel
Mes al que pertenece este listado del CRC
Vehículos
Flota, mantenimientos, gastos vehiculares, combustible y kilometraje
Gasto vehicular y combustible (últimos 12 meses)
Top vehículos por gasto (12m)
Flota
—| Sede | Placa | Tipo | Marca · Modelo | Año | Km actual | SOAT | RTM | Gasto 12m | Combustible 12m | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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⚠️ Mantenimientos próximos o vencidos
Cruzando km_actual vs último mantenimiento + intervalo del plan.
| Sede | Placa | Vehículo | Concepto | Intervalo | Último km | Próximo km | Km actual | Restante | Nivel | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Mantenimientos realizados
| Fecha | Sede | Placa | Vehículo | Concepto | Km | Gasto vinculado | Valor | Observación | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando... | |||||||||
Plan de mantenimientos (asignado por vehículo)
| Concepto | Tipo | Cada (km) | Aplica a (vehículos) | Observaciones | Acción | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando... | ||||||
🏆 Instructores con más incidentes
Según el instructor implicado, dentro del filtro actual
—
Incidentes
—| Fecha | Sede | Placa | Tipo | Instructor implicado | Reportó | Estado | Detalle |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando... | |||||||
build Programar mantenimiento
calendar_month Mantenimientos programados
Cargando...
inbox Solicitudes de mantenimiento de los instructores
Reportes pendientes de programar. Prográmalos (precarga el formulario en Programados) o recházalos con un motivo.
Cargando...
upload Importar plan desde Excel
Copia y pega filas desde Excel/Sheets — una fila por ítem
Formato esperado (6 columnas en este orden):
Marca · Modelo · Tipo · Concepto · Cada (km) · Observaciones
Tipo: CARRO o MOTO. Observaciones es opcional.
Si una combinación marca + modelo + concepto ya existe, se actualiza en lugar de duplicarse.
Las celdas se separan por tabulador (al copiar desde Excel/Sheets ya viene así).
Vista previa
| # | Marca | Modelo | Tipo | Concepto | Km | Observaciones | Estado |
|---|
Gastos vehiculares
—| Fecha | Sede | Placa | Concepto | Proveedor | Descripción | Km | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando... | |||||||
⛽ Cupo prepago por sede
Saldo = cupo inicial + recargas (gastos a la EDS) − consumos (tanqueos). Se calcula solo.
Cargando cupos…
Tanqueos reportados
—| Fecha | Sede | Placa | Vehículo | Instructor | Km | Recorridos | Galones | Valor | $/km |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando... | |||||||||
Configurar EDS / cupo
Cuadre del cupo
Cierres mensuales reportados
—| Mes | Fecha | Sede | Placa | Vehículo | Instructor | Km final | Km previo | Recorridos |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando... | ||||||||
Registrar mantenimiento
Selecciona el vehículo, el concepto del plan y opcionalmente vincula a un gasto.
Lista los gastos vehiculares del vehículo aún no vinculados.
Nuevo ítem del plan
Marca los vehículos a los que aplica este mantenimiento. Útil cuando tienes varios iguales (carros o motos).
Nómina
Liquidación de personal — contratistas (Servicios) y planta (Fijo / Indefinido)
Resumen por instructor
—| Instructor | Reportó | Dictó (app) | Diferencia | Caídas | A pagar | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Selecciona el rango y carga. | ||||||
Detalle día a día
—
| Fecha | Reportadas | Dictadas | Δ | Clases del día |
|---|
💰 Liquidación de prestadores de servicios
Compara Reportado (instructor en portal), App (cronogramas Operativo) y SISEC. Editas el SISEC y luego decides cuántas horas vas a pagar realmente. El total se calcula como Horas a liquidar × Valor/hora (no aplica recargo).
Botón Registrar gasto envía el pago a Gastos con Concepto Contable "Prestación de Servicios" y el instructor como Proveedor/Beneficiario.
Liquidación por instructor
—| Sede | Instructor | Contrato | Reportado | App | SISEC | A liquidar | Valor/hora | Total | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Selecciona la quincena y carga. | |||||||||
🗓️ Personal de PLANTA (Indefinido, Fijo, Parcial): el salario ya cubre la jornada
Aquí se registra solo lo que se paga APARTE en la quincena: recargo nocturno (p. ej. el turno de cierre de 7 a 8 p. m.), horas extra y dominicales/festivos. Los administrativos no reportan horas en ningún portal: sus novedades se escriben aquí. A los instructores de planta se les muestra además lo que registra la app, lo que reportaron y SISEC, como referencia. Los prestadores de servicios se pagan en la pestaña Servicios. Vacaciones, incapacidades, licencias, bonificaciones y descuentos se registran en Nómina Electrónica.
| Colaborador | Sede | Horas de referencia | Novedades a pagar | Estado | |
|---|---|---|---|---|---|
| Selecciona quincena y pulsa Cargar. | |||||
Validación quincenal
Candidatos a liquidar
—| Colaborador | Sede | Salario | Valor/h | Extras (h) | Acción |
|---|
Comprobantes del periodo
—| Colaborador | Sede | ½ Salario | ½ Auxilio | Extras | Devengado | Deduc. | Neto | Estado | Acción |
|---|
💰 Lo que cuesta cada persona de planta, además de lo que recibe
Aportes del empleador (se pagan en la PILA): salud, pensión, ARL según su clase de riesgo, caja, ICBF y SENA. Por la exoneración del art. 114-1 la empresa no paga salud, ICBF ni SENA de quien gana menos de 10 SMMLV. Provisiones: lo que hay que guardar cada mes para pagar después la prima, las cesantías con sus intereses y las vacaciones. Sale de los comprobantes generados; el mismo cálculo va al Informe de Ingresos.
| Colaborador | Devengado | Aportes del empleador | Provisiones | Costo total | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Salud | Pensión | ARL | Caja | ICBF | SENA | Total | Prima | Cesantías | Intereses | Vacaciones | Total | |||
| Elige el mes y pulsa Cargar. | ||||||||||||||
🧾 Nómina electrónica (DIAN): un documento por persona y por mes
Registra aquí las novedades que cambian lo que se paga: vacaciones, incapacidades, licencias, otros ingresos, deducciones y liquidación de contrato. Al registrarlas, el comprobante de la quincena se recalcula solo. Cuando las dos quincenas estén pagadas, pulsa Consolidar mes, revisa cada documento y márcalo listo. Para reportar: Exportar Excel, súbelo en Siigo Nómina y marca cada documento como reportado con su número. Siigo no recibe nómina por API.
| Colaborador | Quincenas | Novedades | Devengado | Deducciones | Neto | Documento DIAN | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Selecciona el mes y pulsa Cargar. | |||||||
Novedades
Registrar novedad
Documento
Datos DIAN del trabajador
Importar SISEC
Sube uno o varios archivos del periodo
Periodo: —
Solo cuentan las clases en "Finalizada Ok" cuya fecha cae dentro de este periodo. Las demás se listan para revisión.
Aún no has cargado archivos.
Histórico de comprobantes
Genera un PDF con todas las quincenas de un colaborador en un rango.
Pedagogía
Rutas de práctica y banco de preguntas del examen teórico (CALE)
Control de acceso por IP
El Portal de Teoría es solo para el aula. Puedes limitar el acceso a las IP públicas de las sedes. Déjalo abierto mientras hacen pruebas.
Tu IP actual: —
Rutas de práctica por sede
| Sede | Ciudad | Nombre | Enfoque | Km | Descripción | Estado | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Preguntas
—| Tipo | Núcleo / Módulo | Enunciado | Dific. | Opc. |
todas (filtro)
|
Estado | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Configurar pago
—
Solo aplica si Tipo=Nómina.
Nueva pregunta
Nueva ruta
Operación
Pendientes operativos consolidados por sede. Sin necesidad de entrar a cada portal.
Total pendientes
—
Sedes con pendientes
—
Categoría más cargada
—
Sede más cargada
—
| Sede |
|---|
| Cargando… |
Click en un número para abrir el detalle de la categoría/sede en el panel de pendientes.
Controles
Arqueo de caja, vencimientos legales y futuras auditorías por sede.
Inspecciones pre-operacionales
—| Fecha | Sede | Vehículo | Instructor | Km | Ruta | Hallazgos | Estado | Acta |
|---|
Cumplimiento por sede
Turnos dictados (instructor + vehículo + día) que tienen inspección registrada.
| Sede | Turnos | Con inspección | Sin inspección | Cumplimiento |
|---|
Vehículos con más hallazgos
Dónde se está concentrando el riesgo de la flota.
| Placa | Sede | Críticos | Atención | Total |
|---|
Ítems que más fallan
Lo que se repite deja de ser un hallazgo y pasa a ser mantenimiento pendiente.
| Grupo | Ítem | Críticos | Atención | Total |
|---|
Semáforo por sede
Verde >60d · Amarillo 30-60d · Rojo <30d · Negro vencido
| Sede | Pólizas | Res. DIAN | Bomberos | Fumigación | Pista | Local | Extintores | Reportes |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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| N° Póliza | Tipo | Aseguradora | Cobertura | Inicio | Vencimiento | Estado | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
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| N° Resolución | Tipo | Sedes | Prefijo | Vencimiento | Estado | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|
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| Sede | Entidad | Vencimiento | Estado | Acción |
|---|---|---|---|---|
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Auditoría de certificación anual por sede. Registra la fecha de la próxima auditoría para recibir el aviso con anticipación.
| Sede | Ente certificador | Próxima auditoría | Estado | Acción |
|---|---|---|---|---|
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| Sede | Tipo | Propietario | Contacto | Inicio | Vencimiento | Estado | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
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| Sede | Tipo | Vehículo/Color | Vencimiento | Estado | Acción |
|---|---|---|---|---|---|
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4 tipos de reportes:
- PESV · Plan Estratégico de Seguridad Vial · mensual · por razón social
- Mintrabajo Anual · Estándares Anuales · anual · por razón social
- ARL Anual · Estándares Anuales · anual · por razón social
- SARLAFT · Lavado de Activos · mensual · por sede
| Tipo | Ámbito | Periodo | Vencimiento | Estado | Acción |
|---|---|---|---|---|---|
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Radicadas
—
En gestión
—
Vencidas
—
Resueltas
—
Denuncias
—
Con abogado
—
| Radicado | Sede | Tipo | Asunto | Reportante | Estado | Vence |
|---|---|---|---|---|---|---|
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| Aprendiz | Sede | Servicio · Cat. | Matrícula | Vence | Estado | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|
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Fecha de vencimiento
Estado actual
Tip: pon una fecha pasada para probar el bloqueo del portal.
Extender acceso al portal
Bloquear acceso al portal
El aprendiz no podrá acceder al portal hasta que un administrador lo reactive.
PQR
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Inventario consolidado
—| Código | Ítem | Sede | Categoría | Responsable | Estado | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|
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Ítem
—
Historial de custodia
inventory_2 Nuevo ítem de inventario
Formulario
Recursos Humanos
Personal de la academia. Source-of-truth de usuarios e instructores.
Vencimientos próximos (30 días)
—Colaboradores
| Colaborador | Cargo y acceso | Sede | Contrato | Estado | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Solo colaboradores con contrato Indefinido o Fijo. 15 días hábiles/año según ley colombiana.
Control de Vacaciones
—| Nombre | Ingreso | Años | Acumulados | Tomados | Pagados | Disponibles | Última | Estado | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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🧩 Los cargos de la empresa y lo que hace cada uno
Lo que crees aquí es lo que aparece para marcar en la ficha de cada colaborador. Cada cargo tiene un perfil de acceso que define a qué portales y módulos entra quien lo ocupa (se ajusta en Configuración → Accesos y perfiles). Los cargos 🔒 base (Director, Asesor de Servicio, Instructores…) no se renombran ni cambian de perfil; sí puedes escribir sus funciones.
Cargando...
Nuevo cargo
🩺 Control de exámenes médicos ocupacionales
Historial de exámenes de Ingreso, Periódicos (renovación anual) y de Egreso por colaborador. El vencimiento se calcula como último examen + 1 año y se alerta 15 días antes (en este módulo y en el centro de Pendientes).
Total: —
| Colaborador | Cargo(s) | Último examen | Entidad | Próximo vencimiento | |
|---|---|---|---|---|---|
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health_and_safety Exámenes Ocupacionales
—
Registrar nuevo examen
Historial de exámenes
Auditoría y Control
Trazabilidad de operaciones, cumplimiento normativo e indicadores de control
verified Cumplimiento por sede
Histórico de arqueos
—| Fecha | Sede | Caja | Responsable | Auditor | Arqueo | Sistema | SIIGO | Diferencia | Estado | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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point_of_sale Arqueo de Caja
Conteo físico contra el sistema
1. Movimientos de Caja — Billetes
Monedas
Resultado del arqueo
receipt_long Detalle del arqueo
Facturación
Estructura del precio, recaudos a terceros y factura electrónica
Simulador de factura
Busca un aprendiz y mira exactamente qué factura saldría. No emite nada ni toca la contabilidad: solo calcula. Úsalo para comparar contra una factura que ya hayan hecho a mano antes de conectar la emisión.
Cómo se factura cada servicio
No todo servicio paga recaudos a terceros. Un curso inicial compra PIN ante el RUNT y en su precio vienen SICOV, punto de pago, tasa ANSV y examen médico. Unas clases complementarias o un teórico-práctico son horas sueltas: se facturan completas, en un solo renglón. Un servicio que no esté aquí no se puede facturar — la app prefiere bloquear antes que adivinar qué descontarle.
Cargando…
Tasa ANSV
La tasa NO es un valor fijo: depende de la categoría, el rango de edad y el género. Se actualiza cada año — la tabla está con la misma forma que el Excel de la ANSV para que cambiarla sea leer fila por fila. Se cobra por cada PIN comprado, así que un combo paga dos.
Cargando…
Recaudos a terceros
Valores que la academia recauda y le entrega a un tercero. Van discriminados en la
factura, con el NIT de a quién va el dinero, y se cobran por cada PIN comprado
(un combo paga dos de cada uno).
⚠️ Lo que el proveedor le factura a la academia aparte NO es un recaudo: es un
costo propio que ya viene dentro del precio. Desmárcale "Va en la factura" y su valor
entra en el renglón del curso (es el caso del punto de pago).
⚠️ La refrendación/renovación no compra PIN: en "A2 + Ref" estos se cobran
una sola vez. Lo único que sube es el examen médico, que pasa a tarifa doble.
Cargando…
Examen médico
También es un recaudo a terceros, pero NO va en la factura: la emite el CRC. Su valor es el precio de Renovación de cada sede (una renovación ES el examen), y se edita en Configuración → Precios para no tenerlo en dos sitios.
Cargando…
Conexión con Siigo
Conecta PracticarPro con Siigo para emitir la factura desde el botón Facturar y evitar digitarla dos veces. Se configura una vez por razón social, porque cada NIT es una empresa distinta en Siigo. Mientras esté apagada, todo sigue funcionando igual: el botón pide el número a mano.
- Credenciales — usuario, clave y Partner-Id que genera Siigo en Alianzas → Mi Credencial API. Guardar y Probar conexión.
- Vendedor y forma de pago — aplican a todas las sedes del NIT.
- Resolución por sede — el comprobante con el que numera cada sede. Sin él, esa sede no factura.
- Productos por curso — qué producto de Siigo corresponde a cada servicio y categoría. La que quede sin asignar no se puede facturar.
- Activar el interruptor de arriba. Solo entonces el botón Facturar emite en Siigo.
Las listas se traen de tu empresa en Siigo cada vez que entras. Si acabas de crear algo allá, usa Traer listas de Siigo para refrescarlas.
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Documento soporte electrónico
Para pagos a quien no factura. Cada razón social tiene su contabilidad en Siigo: se configura por separado. Se emiten en Gastos › Facturas Pendientes.
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Configuración
Mando central — parametrizaciones que aplican a todas las sedes
Listas operativas
Las opciones que ven las sedes en Matrícula, Teoría, Práctica, Médico y Tránsito. Se cambian aquí una sola vez para todas las sedes; en el Portal Operativo ya solo se consultan.
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mail Correo de cada sede
Lo que en el operativo aparecía como notif_venc_correo_sede es el correo al que le llegan a cada sede sus vencimientos (SOAT, técnico-mecánica, licencias…) y la alerta de combustible. Se edita en Notificaciones.
Elige una lista.
Listas Desplegables
Listas globales que aplican a todas las sedes
Agregar concepto(s)
¿Cargar varios? Pega una lista (un concepto por línea) y usa "Importar lote".
| Código | Nombre | Orden | Activo | |
|---|---|---|---|---|
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Los 18 festivos colombianos (Ley Emiliani + religiosos basados en Pascua + fijos) se calculan automáticamente cada año, no necesitan parametrización. Solo agrega aquí los festivos excepcionales decretados por el gobierno (ej: duelos nacionales, días puente especiales).
Agregar festivo excepcional
Si la fecha ya está registrada, se actualiza la descripción.
| Fecha | Día | Descripción | Origen | |
|---|---|---|---|---|
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Agregar concepto de ingreso
"Da de baja el vehículo" (ej. Venta de Vehículo): al registrar el ingreso exige elegir el vehículo y lo marca de baja en la flota.
| Concepto | Baja vehículo | Activo | |
|---|---|---|---|
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Agregar tipo de incidente
Estos tipos aparecen al reportar un incidente en el portal del instructor y en Operativo → Mantenimiento → Incidentes. Si un tipo ya se usó, desactívalo en lugar de borrarlo (el histórico conserva el nombre).
| Tipo | Activo | |
|---|---|---|
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Una sola lista de EPS para toda la app
La usan la ficha del colaborador (RRHH) y el formulario de matrícula del Portal Operativo. Si cambias el nombre de una EPS, se corrige también en las fichas que ya la tienen. Desactivarla solo la quita de las opciones: quien la tiene la conserva.
Agregar EPS
| Orden | EPS | Colaboradores | Aprendices | Estado | |
|---|---|---|---|---|---|
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Agregar categoría de inventario
El prefijo (corto, ej. COMP, IMP, SILLA) forma el código automático del ítem en el operativo: AVS-COMP-0001.
| Categoría | Prefijo | Activo | |
|---|---|---|---|
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Entidades Financieras
Cualquier cambio se replica automáticamente a todas las sedes
Agregar entidad
| Nombre | Tasa % | +IVA | Orden | Facturación y comisión | |
|---|---|---|---|---|---|
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Convenios Empresariales
El convenio aplica a todas las sedes — el NIT identifica la empresa
🏷️ Tarifas de convenio
Listas de precios reutilizables. Un convenio elige una tarifa; editarla actualiza a todos los que la usan.
Nueva tarifa
Precios de la tarifa (marca los servicios y categorías que aplican)
Nuevo Convenio
🤖 Contexto para Sara (IA) — así Sara responde bien cuando un cliente dice que pertenece a esta empresa
Elige una tarifa para reutilizar precios ya cargados (editarla actualiza a todos sus convenios). Administra tarifas con el botón de arriba.
Servicios y categorías cubiertos (marca solo los servicios que aplican y, dentro, las categorías)
| Empresa | NIT | Contacto | Fía | Precios por Cat. | Activo | |
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Pensum Teoría
Módulos de teoría por categoría — se replica a todas las sedes
Agregar módulo
El módulo se replicará a todas las categorías seleccionadas y a todas las sedes de la academia. El orden de aparición dentro de cada categoría se asigna automáticamente al final (puedes reordenarlo después con el botón Editar).
| Categoría | Módulo | Intensidad | Orden | |
|---|---|---|---|---|
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Centros Médicos (CRC)
Catálogo único — cada CRC se asigna a una o varias sedes
Agregar CRC
| Nombre | Dirección | Sedes asignadas | Estado | |
|---|---|---|---|---|
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Parámetros de Nómina
SMMLV, auxilio de transporte, jornada y recargos por año. Edítalos cuando salgan los decretos oficiales.
Documentos legales
El contrato de aprendizaje y el Manual del Estudiante que el aprendiz acepta al firmar. Un documento legal no se edita: se publica una versión nueva, y las firmas anteriores siguen apuntando a la versión que esa persona vio.
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Sedes
Gestión completa de sedes. Dirección y coordinación pueden editar la ficha y el saldo inicial del banco; crear y desactivar sedes es del super_admin.
| Sede | Prefijo | Razón Social | Dirección | Teléfono | Cuenta bancaria | Pre-Matrícula | Estado | Acción |
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¿Cómo funciona el prefijo?
Cada sede tiene su propia secuencia (1, 2, 3...) que produce números tipo
AVS-000001. El prefijo se elige por sede
para que el arqueo de caja sea claro y los recibos no se confundan entre sedes. Cambiar el
prefijo NO renumera los recibos anteriores (cada uno conserva su número original como evidencia
contable inmutable).
Sede
Cuenta para pagos de clientes (la envía el asistente IA cuando piden el número de cuenta)
Saldo del banco (punto de partida para calcular el saldo — la app no tiene todo el histórico)
Terceros — Estructura del precio
Costos de terceros que componen el precio del curso (Resolución 20223040054295/2022). Se restan del precio de venta para obtener el valor real del curso que factura la academia.
Valores fijos (por categoría · cambian ~1 vez al año)
Tasa ANSV
Varía por categoría × rango de edad × género. Al matricular se busca la fila que corresponda.
| Categoría | Género | Rango de edad | Valor ANSV | |
|---|---|---|---|---|
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Razones Sociales
Agrupación contable de sedes con NIT. Cada sede pertenece a una sola razón social. Se usa en pólizas de vehículos (Módulo Controles) y futuros módulos contables.
| Razón Social | NIT | Representante legal | Sedes asignadas | Acción |
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Razón Social
Sedes asignadas
Marca las sedes que pertenecen a esta razón social. Si una sede ya estaba en otra razón, al marcarla aquí se mueve automáticamente.
Notificaciones — Ventanas de alertas
Configura cuándo aparece y deja de aparecer cada alerta. Las ventanas se anclan a eventos del flujo (matrícula, fin de teoría, vencimiento, etc.).
📲 Programación de clases/citas → WhatsApp del alumno
Las notificaciones se envían manualmente desde cada módulo del Portal Operativo (botón por aprendiz + envío masivo por semana). Aquí solo puedes probar cada plantilla.
Dispara la plantilla al lead que indiques (usa un lead tuyo de prueba para no molestar a un cliente real).
📧 Correo de vencimientos
Un correo-resumen automático cuando algo está por vencer (SOAT, RTM, pólizas, resoluciones DIAN, pista/local, extintores, reportes, PQRS). Incluye un archivo .ics para agregarlo al calendario.
Cada rango dispara un aviso al cruzarlo. Ej: 30 = avisa 30 días antes. 0 = el día del vencimiento.
Correos por sede
Cada sede recibe un correo con solo sus vencimientos y copia (CC) al correo principal. Lo que no tiene sede o las sedes sin correo aquí, van solo al principal.
¿Qué se notifica a cada sede?
Por defecto cada tipo va a su sede (con copia al principal). Marca "Solo al principal" los que gestione la dirección de forma central (ej. la flota de vehículos).
🎓 Correo de bienvenida al aprendiz
Al matricular a un aprendiz (si tiene correo), se le envía automáticamente un correo de bienvenida con el botón para entrar a su Portal del Aprendiz y las instrucciones de acceso.
⛽ Alerta de combustible bajo
Cuando el saldo del cupo de una sede baja del umbral, se envía un correo (a la sede + copia al principal). El umbral por sede se ajusta en Vehículos → Combustible; aquí defines el umbral global por defecto.
Ventana = (Min, Max) días. Min: días que deben pasar antes de alertar (margen del flujo). Max: días después de los cuales se asume abandono pasivo y la alerta desaparece (cap anti-acumulación). Si desactivas una categoría, deja de aparecer en todos los portales.
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Horas de práctica
Cantidad de horas requeridas para cada combinación de servicio y categoría.
Servicios: Inicial usa la columna categoría (A1/A2/B1/C1/Rec. C1). Complementaria usa la variante (X5/X10). Teórico-Práctico y Renovación aplican a cualquier categoría. Si desactivas una fila, el sistema vuelve al fallback hardcodeado.
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+ Agregar categoría
Accesos y perfiles Super Admin
Quién entra a qué. Cada perfil define sus portales y módulos; cada cargo de RRHH tiene un perfil; y la cuenta de cada persona sale de su cargo.
🛡️ Esta tabla es real: lo que marques es lo que cada perfil puede usar
Marca el portal y luego sus módulos. Tener un módulo = verlo y editarlo. Aplica al login, al menú y al servidor. Cada cargo de RRHH tiene un perfil; un cambio aquí afecta de inmediato a todas las personas con ese perfil (deben volver a ingresar).
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Las cuentas nacen y se editan en RRHH (el cargo define el perfil). Aquí se consultan y se resetea la clave.
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Precios de Curso
Precio normal y de promoción por sede. Cada sede se edita por separado.
| Servicio | Categoría | Precio normal | Precio promo |
|---|---|---|---|
| Selecciona una sede. | |||
Organismos de Tránsito
Derechos de tránsito, RUNT y sedes que atiende cada organismo.
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local_police Nuevo organismo
Sedes a las que aplica
Derechos de tránsito y RUNT ($)
warning Reset Base de Datos
Acciones destructivas. Solo super administradores. Pensado para limpiar el ambiente antes de pasar a producción real.
Solo existe el reset por sede
Los resets que borraban todas las sedes de una vez (Operativo y Administrativo) se retiraron: con sedes ya en producción no hay ningún caso en que se justifiquen, y un clic equivocado no tenía vuelta atrás. Para dejar una sede como recién estrenada usa el bloque de abajo.
Reset por Sede parcial
Deja UNA sede como recién estrenada y conserva las demás con su data de prueba. Ideal para salir a producción sede por sede.
🗑️ Se BORRA (solo de la sede elegida)
- Alumnos, carteras y pagos
- Cronogramas y clases (teoría y práctica)
- Cajas, saldos y recibos (consecutivo reinicia)
- Exámenes, citas de tránsito, sanciones, inspecciones
- Vehículos-operación: incidentes, solicitudes, programados
- Gastos, facturas, arqueos y mant. realizados
✅ Se CONSERVA
- Las demás sedes (data intacta)
- Vehículos, instructores, RRHH, aulas
- Precios, parámetros, convenios, planes
- Nómina, auditoría médica y comercial (son org-level)